小規模オフィスでも入退室管理をした方がよい理由｜基本知識とメリット、おすすめサービスを解説

ウチは小規模オフィスだけど入退室管理システムって入れた方がいいのかしら？

という方に、参考になる記事です。

大企業では当たり前のように導入されている入退室管理システムですが、最近では低コストなクラウド型の入退室管理システムも増え、事業規模の小さいオフィスでも導入が進んできております。

この記事では、小規模オフィスへの入退室管理システムの導入を検討されている経営者の方向けに、入退室管理システムの基本的な知識やメリット、小規模オフィスにおすすめの入退室管理システムについてわかりやすく解説します。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、

入退室したのかを管理するセキュリティシステムのことです。

管理したい部屋のドアに認証システムやスマートロックなどを設置することにより、入退室できる利用者の制限をかけます。

専用のソフトウェアやクラウド型の管理ツール/アプリを使って入退室用のキーの登録や、ログの管理が可能です。

カギタ

入退室管理システムを導入することで、オフィスや店舗のセキュリティ強化を図るだけでなく、鍵の管理運用や勤怠管理にも活用できます。

小規模オフィスでも入退室管理システムを導入すべき理由

小規模オフィスにおいても入退室管理システムを導入すべき理由を紹介します。

➀従業員にとって安心して働ける職場にする

入退室管理システムを導入すると、入室を許可されていない外部の人物の不法侵入を阻止することができます。

特に、人数の少ない職場や女性の多い職場では、セキュリティ面の気になる方も多くいらっしゃるかと思います。

外部からの侵入が容易でない環境にすることで、従業員にとっても安心して働ける職場づくりができます。

②情報漏洩を防ぐ

事業の運営において「情報セキュリティ」を高めることが非常に重要な時代になっています。たった一つのセキュリティ事故が、信用失墜だけでなく事業継続を困難にする可能性すらあります。

外部への情報漏洩を防ぐ

許可されていない外部の人物の立ち入りを制限することで、企業の情報漏洩対策につながります。

また、悪意を持って不法侵入を試みる侵入者にとっては、認証システムが設置されているだけでも大きな抑止力が働き、不法の侵入のリスク低減が期待できます。

内部からの情報漏洩を防ぐ

従業員による機密情報、顧客情報の持ち出しに対する内部不正に対する抑止力も働きます。

③顧客からの信頼獲得

規模が小さい会社ほど信頼の獲得は重要です。

「あそこの会社は規模も小さいし、セキュリティ面は甘いかもしれない」など、本来業務のクオリティ以外の部分で信頼を勝ち取れないのは非常にもったいないことです。

むしろ、「規模が小さいのにも関わらずセキュリティがしっかりしている」という印象を与えることで、信頼の積み上げにつながります。

④トラブル対処、勤怠管理の迅速化

いつ、だれが、どこに入室したかの履歴が残るので、有事の際に後からさかのぼって確認することができます。

例えば、オフィス内で物損や盗難があった場合などトラブル発生の原因特定も役立ちます。

また、従業員が適正な労働時間の中で働いているか？など勤怠管理にも利用することができます。

小規模オフィスの場合、経営者が外出していると従業員の勤怠状況が見えづらいシーンもよくありますが、入退室履歴が残れば不在時の勤怠管理もしやすくなります。

忙しい経営者だからこそ、本来のミッション以外の部分に時間を割かない仕組み作りの価値が高まります。

⑤低コストなクラウド型入退室管理システムが登場

従来、入退室管理システムと言えば、カメラや駆け付けサービス、ビル自体と連携できるシステムが一般的で、SECOM,ALSOK, NEC, 日立といった大手事業者が提供するサービスが一般的でした。

これらのサービスはセキュリティレベルは高いものの、価格も高かったことから、小規模オフィスにおいては導入ハードルが高いものでした。

しかしながら昨今は、スマートロックを活用したクラウド型の入退室管理システムが登場しており、大がかりな工事もなく低コストに導入できるようになりました。

入退室管理システムの解錠方法の種類・特徴

入退室管理システムの解錠方法は大きく以下の種類があります。

解錠方法別にメリット・デメリットを紹介します。

➀ICカード解錠

ICカード解錠は入退室管理において、最もオーソドックスな解錠方法です。

オフィスの入口に設置した専用の読み取り装置に、社員証や入退室用のICカードをかざして解錠します。

②暗証番号解錠

続いて暗証番号解錠です。

オフィスの入口に設置したリーダーに対して、あらかじめ登録しておいた暗証番号を入力して解錠します。

③生体認証

生体認証は指紋や静脈、顔など身体の一部を使って認証を行います。

事前に本人を識別するための生体情報を登録し、認証時に読み取った情報と照合をすることで本人を識別します。

オフィスの入口に生体認証用のリーダーや、カメラなどを設置して認証します。

④スマートフォン認証

スマートフォンをかざして認証したり、BluetoothやWi-Fiなどの無線通信で解錠します。

専用のアプリをインストールしたり、QRコードを発行するなどして利用します。

⑤ワンタイムURL

管理者がWebの専用管理画面から、解錠用のURLを発行することができるタイプです。

クラウド接続型の入退室管理システムで利用できることが多いです。

ゲストはメールでURLを受け取り、許可された時間だけURLをクリックすることで解錠できます。

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムの導入メリットを解説します。

オフィスセキュリティが向上

許可された利用者だけが入室できるようにすることで、セキュリティが向上します。

ドアの解錠に制限をかけることで、防犯カメラだけでは防げない侵入も防ぐことができます。

顧客情報や機密情報などの重要な情報を守るだけでなく、従業員にとっても安心感ある職場になります。

鍵の管理業務を効率化

とくに、小規模オフィスでは現在、物理キーの貸し借りで対応しておられるケースも少ないかと思います。

例えば従業員の持っているICカードやスマートフォンを登録すれば、手元のアイテムが鍵になります。

鍵の貸し借りも無くなりますし、入室の権限が不要になったときも登録を削除するだけで解錠権限を失わせることも可能です。

入室権限を与えるだけでなく、「入退室履歴」もしっかり残るので、不適切なシーンでの鍵の利用に対しても抑止力が働きます。

勤怠管理の業務を効率化

入退室管理システムと勤怠管理システムと連動させるようなサービスもあります。

この場合、タイムカードなどのアナログな管理よりも効率的に管理することができます。

また、タイムカード上は退出していることになっているが、実際のところは経営者の意図しないところでサービス残業…というケースもありえるかもしれません。

「入室」「退出」のログを残して正確な業務時間を把握することは、労働時間を適切に管理することにつながります。

小規模オフィスにおすすめの入退室管理システムは？

小規模オフィスにおすすめの入退室管理システムは、スマートロックを活用したクラウド型のサービスです。

これらのサービスは後付け型の簡易取り付けタイプなので、大がかりな工事もなく、低コストに導入でき、遠隔管理できる点が特徴です。

➀Akerun 入退室管理システム｜株式会社Photosynsth

株式会社Photosynthの「Akerun」は、導入法人数が7,000社を超える後付けタイプのクラウド型入退室管理システム。

壁に貼り付けるだけで工事は不要、電気錠や自動ドアにも対応しています。

導入実績が豊富でサポート体制も24時間で手厚いため、実績やサポート体制を重視したい方におすすめです。

Akerunの製品詳細はこちら

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Akerun（アケルン）入退室管理システムの特徴・評判、メリット・デメリットや料金は？【法人向け】

②bitlock PRO｜株式会社ビットキー

スマートロック国内累計販売台数No.1^※ブランド「ビットロックシリーズ」を運営する株式会社ビットキーの法人向けモデルです。（※2021年9月時点、ESP総研調べ）

今ある扉に取り付けるだけで入退室管理を効率化し、セキュリティ強化と省人化を実現します。

低コストに導入できるため、コストを重視される方にとってはとくにおすすめです。

bitlock PROの製品詳細はこちら

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③カギカン｜Qrio株式会社

ソニーグループの戦略子会社として設立され、スマートロックの国内コンシューマ市場で70％超のトップシェアを持つQrio株式会社の法人向けモデルです。

今ある扉のサムターンに後付けで設置でき、設置工事や工具は不要です。

合鍵の遠隔発行や有効期限の設定も可能で、様々なビジネスシーンでの活用が期待できます。

レンタルプランの場合、電池や両面テープなどの消耗品を無料で発送してくれる点が特徴的です。

カギカンの製品詳細はこちら

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【まとめ】小規模オフィスでも入退室管理システムはおすすめ

✅セキュリティを強化できる

情報セキュリティが重視される現代において、漏洩リスクだけでなく顧客からの信頼を得るためにも、規模に関わらずセキュリティ対策が重要になっています。

入退室管理システムで不正な立ち入りを防止することで、情報漏洩のリスクを低減することに加え、従業員にとっても安心して働ける職場環境になります。

✅鍵の管理や勤怠管理の業務を効率化

入退室に必要な鍵の管理や、紛失時に発生する対応を効率化でき、合鍵も物理キーではなくデジタルで発行できるなど、現地で鍵を受け渡すことなくクラウド上でスピーディな対応が可能となります。

また、勤怠管理に活用することによって、労働時間を適切に管理することも可能です。

小規模オフィスの経営者だからこそ、本来ミッションに時間を使えるよう、業務を効率化していく価値が高まります。

✅小規模オフィスならクラウド型の入退室管理がおすすめ

スマートロックを活用して、簡易に導入できる入退室管理システムが登場しています。

「高額な投資はできない」という中小企業にとっても魅力的なコスト帯になってきています。

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